OKR چیست و چطور می‌توان آن را پیاده‌سازی کرد؟

 

OKR چیست، مزایای OKR، مزایای مدل اهداف و نتایج کلیدی، نحوه‌ی تنظیم مناسب‌ترین ریتم در OKR چیست؟

چگونگی تعریف OKR در سازمان، تنظیم OKRهای تیمی و فردی، مشخصه‌های کلیدی در OKR

 

در دنیایی که هر روزه از تغییر و پیشرفت بی‌وقفه‌ای برخوردار است، شرکت‌ها و سازمان‌ها نیازمند ابزارهایی هستند که آن‌ها را در تعیین اهداف، پیگیری پیشرفت‌ها و دستیابی به نتایج مطلوبشان، همراهی نماید. در این راستا، OKR به‌عنوان یک فرایند هدف‌گذاری، به شما این امکان را می‌دهد که اهداف خود را به‌وضوح مشخص کرده و به‌سمت آن‌ها حرکت نمایید.

در این مقاله، شما را با یک روش ساده و موثر برای مدیریت اهداف آشنا خواهیم کرد و از اصول اساسی OKR گرفته تا نکات کاربردی برای پیاده‌سازی آن در سازمان‌های مختلف را با شما در میان خواهیم گذاشت.

OKR  چیست؟

OKR  به‌معنای «اهداف و نتایج کلیدی»، یک فرایند مدیریتی استراتژیک است که برای تعیین و پیگیری اهداف و عملکردهای کلیدی در یک سازمان استفاده می‌شود. این کلمه مخفف «Objectives and Key Results» است و از دو جز تشکیل‌شده که در ادامه این اجزا را بررسی می‌کنیم.

اهداف (Objectives): منظور از آ‌ن‌، اهداف بزرگ و موشکافانه‌ای هستند که یک سازمان برای دستیابی به آن‌ها تلاش می‌کند و می‌خواهد که در آینده به آن‌ها دست یابد.

نتایج کلیدی (Key Results): نتایج کلیدی، معیارهای قابل اندازه‌گیری‌ و ارزیابی هستند که نشان می‌دهند آیا یک سازمان در‌حال‌رسیدن به اهداف خود است یا خیر.

برای آنکه به نحو بهتری دریابید که OKR  چیست با ارائه مثالی این بخش را تمام می‌کنیم. برای این منظور یک شرکت فناوری را در نظر بگیرید OKR این شرکت می‌تواند به شرح زیر باشد:

هدف (Objective):

افزایش رضایت مشتریان

نتایج کلیدی (Key Results):

افزایش میزان رتبه‌بندی در نظرسنجی رضایت مشتریان از 3.5 به 4.5 از 5

کاهش نرخ بازگشت مشتریان از 10٪ به 5٪ در طول دوره

افزایش میزان استفاده از پشتیبانی آنلاین به 80٪ از مجموع تماس‌های مشتری به سیستم پشتیبانی

در این مثال، هدف کلی شرکت افزایش رضایت مشتریان است. اما برای اندازه‌گیری پیشرفت و موفقیت در دستیابی به این هدف، سه نتیجه کلیدی مشخص شده است که به وضوح نشان می‌دهند که آیا شرکت موفق بوده است یا خیر.

مزایای OKR چیست؟

استفاده از مدل OKR برای مدیریت اهداف و عملکردها در یک سازمان دارای مزایا و فواید متعددی است. در ادامه مزایای OKR را به‌صورت موردی بررسی خواهیم کرد:

1. روشن‌سازی اولویت‌ها: OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اولویت‌ها و اهداف اصلی خود را به وضوح تعیین نمایند و تمرکز خود را بر روی مواردی که بیشترین تأثیر را بر فعالیت آن‌ها دارند، تقویت کنند.
2. تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری: با استفاده از مدل OKR، اهداف بزرگ و جذاب سازمان‌ها به شکلی تعریف می‌شوند که قابلیت اندازه‌گیری و ارزیابی داشته و نتایج‌شان مشخص باشد.
3. افزایش تعهد و انگیزه: مدل OKR به افراد امکان می‌دهد تا به اهدافی که برایشان تعیین شده است، متعهد شوند و با ارزیابی و پیگیری دقیق، مسیر خود را به‌سوی دستیابی به اهداف روشن، مشخص نمایند.
4. تسهیل انطباق سازمانی: با استفاده از OKR، انطباق و هماهنگی بین اعضای سازمان در مورد اهداف و مسیرهای مشترک بهبود می‌یابد.
5. افزایش شفافیت و انعطاف‌پذیری: مدل OKR شفافیت در مورد اهداف و عملکردها را افزایش می‌دهد و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا در مقابل تغییرات و شرایط جدید، انعطاف‌پذیری بیشتری نشان دهند.

نحوه‌ی تنظیم مناسب‌ترین ریتم در OKR به چه صورت است؟

تنظیم مناسب‌ترین ریتم در OKR مهم است و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایند تعیین و پیگیری اهداف را به‌صورت بهتر و موثرتری دنبال نمایند. در زیر چند نکته برای تنظیم ریتم مناسب در OKR آورده شده است:

1. انطباق با دوره‌های زمانی سازمانی: ریتم OKR باید با دوره‌های زمانی و سیکل‌های کاری سازمان هماهنگ باشد. معمولاً OKR به‌صورت فصلی یا سه‌ماهه تعیین و بررسی می‌شود.
2. تعیین زمان‌بندی مشخص: هر فاز از فرایند OKR باید دارای مراحل مشخص و زمان‌بندی دقیقی باشد که این موضوع تعیین اهداف، تا ارزیابی و بازخورد بعدی را شامل می‌شود.
3. ارتباط و بازخورد مداوم: تداوم ارتباط و بازخورد بین اعضای تیم در طول دوره‌هایOKR ، موجب افزایش شفافیت و انطباق در سازمان می‌شود.
4. انطباق با فرهنگ سازمانی: ریتم OKR باید با فرهنگ سازمانی هماهنگی داشته و با ارزش‌ها و اولویت‌های سازمان منطبق باشد.
5. استفاده از ابزار مناسب: استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت کار و اهداف، می‌تواند در ایجاد و پیگیری ریتم مناسب در OKR موثر باشد.

آشنایی با مشخصه‌های کلیدی در  OKR

مشخصه‌های کلیدی در  OKRکه باید مور‌توجه قرار گیرند عبارتند از:

1. وضوح و روشنی: اهداف (Objectives) باید واضح و روشن باشند و تمرکز کلی سازمان را به خود جلب نمایند. همچنین، نتایج کلیدی (Key Results) نیز باید قابل اندازه‌گیری و محک‌زنی باشند.
2. جذابیت و الهام‌بخشی: اهداف باید الهام‌بخش و جذاب برای تمام اعضای تیم باشند تا آن‌ها را به کارکرد بهتر و پیشرفت ترغیب نمایند.
3. قابلیت دستیابی: اهداف باید قابل دستیابی و انجام باشند. اهداف بیش‌از‌حد چالش‌برانگیز ممکن است باعث ناامیدی و کاهش انگیزه گردند.
4. مرتبط بودن: یکی دیگر از مشخصه‌های کلیدی در OKRاین است که اهداف تعیین‌شده باید با اهداف کلی سازمان و استراتژی‌های آن هماهنگ باشد و به تحقق اهداف بزرگتر کمک نماید.
5. قابلیت اندازه‌گیری و ارزیابی: نتایج کلیدی باید قابلیت اندازه‌گیری و ارزیابی داشته باشند، تا بتوان پیشرفت و عملکرد آن‌ها را به‌صورت واضح مشاهده کرد.
6. مهلت‌های زمانی مشخص: هر Objective و Key Result باید دارای مهلت زمانی مشخصی باشد، تا تیم بتواند برنامه‌ریزی و برنامه‌نویسی کار خود را بر اساس آن‌ها انجام دهد.
7. ارتباط و انطباق با سازمان: هر OKR باید با ارزش‌ها، ماموریت و استراتژی‌های کلی سازمان هماهنگی داشته باشد.
8. ارزش افزوده: OKR باید به توسعه و پیشرفت سازمان کمک نماید و ارزش افزوده مطلوبی را برای تمامی اعضای تیم فراهم آورد.

تنظیم OKRهای تیمی و فردی

تنظیم OKRهای تیمی و فردی، به‌عنوان یکی از قسمت‌های مهم مدیریت عملکرد در یک سازمان انجام می‌شود. در اینجا چند مرحله برای تنظیم OKRهای تیمی و فردی آورده شده است:

تنظیم OKRهای تیمی:

تعیین اهداف استراتژیک: ابتدا اهداف استراتژیک سازمان باید مشخص شوند. این اهداف باید از ماموریت و ویژگی‌های منحصر‌به‌فرد سازمان نشأت گرفته و به توسعه و پیشرفت آن کمک نمایند.

تحلیل و تعیین اولویت‌ها: بعد از تعیین اهداف استراتژیک، اولویت‌ها و مسیرهایی که برای دستیابی به این اهداف لازم است، باید مشخص گردند.

تعیینOKR های تیمی: هر تیم باید  OKRهای خود را بر اساس اهداف استراتژیک و اولویت‌های سازمانی تعیین کند. این  OKRها باید با اهداف کلی سازمان‌ها هماهنگ باشند و در راستای دستیابی به آن‌ها کمک نمایند.

تعیین نتایج کلیدی: برای هر Objective، Key Results  باید به شکل قابل اندازه‌گیری و ارزیابی تعیین شوند. این Key Results  باید قابلیت تحقق و اندازه‌گیری را داشته باشند.

تعیین مهلت‌ها: هر OKR باید دارای مهلت‌های زمانی مشخص باشد تا تیم بتواند به موقع در زمان مشخص‌شده فعالیت نماید.

تنظیم OKRهای فردی:

ارتباط با OKRهای تیمی: OKRهای فردی باید با  OKRهای تیمی هماهنگ شوند و به دستیابی به اهداف کلی تیم کمک نمایند.

تعیین اهداف و عملکردها: هر فرد باید اهداف و عملکردهای خود را به شکلی مشخص و قابل اندازه‌گیری تعیین نماید که با هدف کلی تیم و سازمان هماهنگ باشد.

تعیینKey Results : برای هر هدف، Key Results باید به شکل قابل اندازه‌گیری تعیین شوند تا پیشرفت فرد در دستیابی به هدف را نشان دهند.

تعیین مهلت‌ها: هر OKR فردی باید دارای مهلت‌های زمانی مشخص باشد تا فرد بتواند برنامه‌ریزی خود را بر اساس آن انجام دهد.

چگونگی تعریف OKR در سازمان

تعریف OKR در سازمان می‌تواند به صورت مراحل زیر انجام شود:

• تعیین ماموریت و اهداف استراتژیک: ماموریت و اهداف استراتژیک سازمان باید به وضوح مشخص شوند. این اهداف باید نقشه راهی باشند که سازمان را به‌سمت توسعه و رشد هدایت نمایند.
• ارتباط با تیم‌ها و افراد: مدیران و رهبران سازمان باید با تیم‌ها و افراد ارتباط برقرار کرده و مشورت نمایند تا بتوانند بهترین و مهمترین اهداف و عملکردها را تعیین نمایند.
• تعیین OKRهای سازمانی: اهداف و نتایج کلیدی (OKRها) سازمانی، باید توسط تیم‌های مدیریتی و رهبران بر اساس اهداف استراتژیک سازمان تعیین گردند.
• تبیین OKRهای تیمی: هر تیم باید OKRهای خود را بر اساس OKRهای سازمانی تعیین کند. این OKRها باید با اهداف کلی سازمان هماهنگ باشند و به دستیابی به آن‌ها کمک نمایند.
• تعیین OKRهای فردی: هر فرد باید بر اساس OKRهای تیمی و سازمانی، OKRهای فردی خود را تعیین کند. این OKR ها باید با اهداف و نیازهای تیم و سازمان هماهنگ باشند و به دستیابی به آن‌ها کمک کنند.
• ارتباط و تبادل‌نظر: باید برای توضیح OKRهای تعیین‌شده در سازمان، ارتباط و تبادل نظر بین اعضای تیم ترویج گردد.
• پیگیری و ارزیابی مداوم: OKRها باید به طور مداوم پیگیری شوند و پیشرفت هر فرد و تیم در دستیابی به آن‌ها باید ارزیابی گردد و در صورت لزوم تغییرات و بهبودهای لازم اعمال شود.
• انطباق و تطبیق: در طول زمان، OKRها باید با تغییرات در شرایط داخلی و خارجی سازمان تطبیق یابند و با اهداف جدید سازمان هماهنگ شوند.

اشتباهات رایج در مدل اهداف و نتایج کلیدی یا OKR چیست؟

در مدل اهداف و نتایج کلیدی یا  OKR، ممکن است برخی اشتباهات رایج رخ دهد که می‌تواند به کاهش اثربخشی و موثر بودن این مدل منجر گردد. برخی از اشتباهات رایج در مدل OKR عبارتند از:

1. تعریف OKRهای غیرعملی و غیر‌قابل‌اجرا: اگر OKRها به طور واقعی قابل اندازه‌گیری و اجرا نباشند، این می‌تواند به کاهش اعتماد به این مدل و کاهش انگیزه کارکنان منجر شود.
2. تعیین Key Results بدون ارتباط مستقیم با Objectives: Key Results باید به‌صورت مستقیم با Objectives مرتبط باشند و در راستای دستیابی به آن‌ها کمک نمایند. عدم ارتباط بین این دو می‌تواند به عدم رویکرد موثر در دستیابی به اهداف منجر شود.
3. تعیین تعداد زیادی از OKRها: انتخاب تعداد زیادی از OKRها می‌تواند باعث پراکندگی توجه گردد و مانع تمرکز بر روی اهداف اساسی و اولویت‌های مهم سازمان شود.
4. عدم‌انعکاس تغییرات در محیط بیرونی: در‌صورتی‌که OKRها با تغییرات در محیط بیرونی سازمان هماهنگ نشوند، این می‌تواند به عدم انعطاف‌پذیری و انطباق موجودیت‌ها با محیط بیرونی منجر شود.
5. عدم توجه به اهداف بلندمدت: تمرکز بر اهداف کوتاه‌مدت و فوری، صرف‌نظر از اهداف بلندمدت و استراتژیک می‌تواند به کاهش پایداری و رشد سازمانی منجر شود.
6. عدم انعکاس تغییرات در مسیر پیشرفت: در‌صورتی‌که ‌OKRها به طور مداوم بررسی و ارزیابی نگردیده و تغییرات مسیر پیشرفت در نظر گرفته نشوند، این می‌تواند مانع دستیابی به اهداف گردد.